(openPR) In diesem Fallbeispiel handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen mit 30 Mitarbeitern und etwa 5 Mio. Euro Umsatz. Das Unternehmen wurde 1985 vom Vater des jetzigen Inhabers als Lohnunternehmen für die Landwirtschaft gegründet. Im Jahre 1994 erfolgte die Erweiterung um den Bereich der Forstwirtschaft, mit dem Handel von Brennstoffen aus Holz und Biomasse für Kraftwerke.

Durch die mittlerweile erfolgte Betriebsübergabe an den Sohn und die erreichte Größe des Unternehmens wurde eine verbesserte Steuerung der Abläufe und Prozesse erforderlich. Die vorhandenen Systeme bestanden aus Insellösungen aus EXCEL- und Word-Lösungen und eine nicht mehr zukunftsfähige Branchenlösung. Somit fehlte dem Unternehmer der Überblick über Kundenaufträge, Abläufe und Finanzen.

Zur Zukunftssicherung des Unternehmens entschied sich der Nachfolger für die Einführung eines ganzheitlichen ERP-Systems mit externer Begleitung und beauftragte hierzu die elpa consulting aus Hannover. Der Projektauftrag der elpa bestand darin, im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie, eine begleitende Prozessoptimierung durchzuführen, sowie die Geschäftsführung bei der Auswahl des ERP-Systems zu unterstützen.

In einem Evaluationsprozess wurde die Zielsetzung definiert und unter anderem folgende Fragen gestellt:

• Was soll mit dem ERP-System erreicht werden?
• Wie wird sich das Geschäftsmodell in den nächsten Jahren entwickeln?
• Welches ERP-System bietet einen strategischen Vorteil für das Unternehmen?

Am Ende der Evaluierungsphase wurden die Prioritäten durch die Unternehmensleitung festgelegt:
Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition, Bewertung), Produktion (Hackschnitzel), Stammdatenverwaltung, Verkauf und das Finanz- und Rechnungswesen.

Im nächsten Projektschritt erfolgte die Analyse der Ist-Prozesse. Im Wesentlichen wurden die verschiedensten Kundenaufträge von der Bestellung über die Ausübung von Dienstleistungen / der Auslieferung von Bestellungen bis zur Rechnungsstellung analysiert und dokumentiert.

Um die Mitarbeiter auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten und sie optimal einzubinden, folgten diverse Workshops in denen die Soll-Prozesse definiert und die erarbeiteten Anforderungen in einem Pflichtenheft festgehalten wurden. Durch diese Vorgehensweise erhöhte sich die Akzeptanz der Mitarbeiter Ihre Arbeitsweise umzustellen, wo dies erforderlich war.

Das komplettierte Pflichtenheft und nähere Angaben zum Unternehmen wurden nun an verschiedene ERP-Anbieter versandt, wobei zwei ERP-Systeme in die nähere Auswahl kamen. Nach der eingehenden Prüfung dieser Systeme, fiel die Entscheidung zu Gunsten eines mandantenfähigen ERP-Systems, das alle Geschäftsprozesse durchgängig nachvollziehbar abbildet. Des Weiteren ist ein Kundenmanagement (CRM) integriert sowie ein revisionssicheres Dokumentenmanagement (DMS), in dem alle Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen, Verträge digital hinterlegt werden. Ein wichtiger Bestandteil der Entscheidungsfindung war die Kostenkalkulation, zumal sie im Projektverlauf mehrmals angepasst werden musste. Während die Lizenzpreise einfach zu ermitteln waren, mussten die Kosten für die Einführung und Anpassungen sowie für Wartung, Service und zusätzliche Hardware erst später kalkuliert werden.

Bedingt durch die bestehenden Insellösungen war die bestehende IT-Infrastruktur zu überprüfen, ob sie den Anforderungen für das ERP-System entsprach. Hier stand das Unternehmen vor der Entscheidung, in neue Serverlösungen (Hard- und Software) zu investieren oder sich für eine Cloudlösung zu entscheiden. Die Wahl fiel auf die Anschaffung neuer Server, da sich die Unternehmensleitung für die Datenspeicherung im Unternehmen entschied. Hierfür wurde eine Leistungsbeschreibung erstellt, die die technischen Anforderungen definierte.

Während der Implementierungsphase übernahm die elpa consulting in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter die externe Projektleitung. Im ersten Schritt wurden vorhandene Stammdaten wie Kundendaten, Lieferantendaten, Artikeldaten, Dienstleistungsdetails analysiert und um veraltete Datensätze und Dubletten bereinigt. Danach musste jedes Feld des bestehenden Datensatzes, dem der neuen Datenstruktur zugeordnet werden. Die so bereinigten Daten wurden dann über einen Importvorgang der Stammdaten in die neue Unternehmenssoftware eingespielt. Ziel war es, den Mitarbeitern/innen die Umstellung dadurch zu erleichtern, dass die Software bereits zur Schulung so bestückt war, dass sie sich beim Einarbeiten in das System auf die neuen Funktionen konzentrieren konnten. Dies war ein wichtiger Aspekt zur Aneignung der neuen Prozesse.

Im Zuge dieser Umstellung erhielten die Fahrzeugführer der land- und forstwirtschaftlichen Dienstleistungen Tablets, mit denen sie Ihre Aufträge erfassen und online an das Unternehmen senden. Somit entfiel die Zettelwirtschaft, die in der Vergangenheit in einzelnen Fällen dazu führte, dass Aufträge verspätet oder schlimmstenfalls vergessen und somit gar nicht abgerechnet worden sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt für den Unternehmer war die automatische Anbindung an die Finanzbuchhaltung und somit die Schaffung einer funktionierenden Schnittstellenlösung. Hierzu wurden alle notwendigen Aufwands- und Erlöskonten sowie die Kreditoren- und Debitorenkonten im System hinterlegt und den Artikeln, den Lieferanten und Kunden zugeordnet. Dies dient dem monatlichen Datenaustausch mit dem Datev-System des Steuerberaters. In diesem Zug werden alle Ausgangs-, Eingangs-, Kostenrechnungen und Warenlieferungen gescannt, mit dem jeweiligen Datensatz verknüpft und an den Steuerberater gesendet. Hierdurch konnten die Kosten für die Bearbeitung der monatlichen Buchhaltung durch den Steuerberater wesentlich gesenkt werden.

Bei der Einführung eines ERP-Systems geht es um die Weichenstellung für die Entwicklung des Unternehmens und darum, dieses fit für die Zukunft und die Bewältigung der kommenden Herausforderungen zu machen. Die ERP-Einführung bringt System und Ordnung ins Unternehmen und hilft, Prozesse zu automatisieren. Dadurch wird es möglich, Arbeitsprozesse zu verschlanken und die Mitarbeiter unterm Strich erheblich zu entlasten. Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Einführung ist, die Mitarbeiter in die Prozesse mit einzubinden, um Ihnen die Ängste vor der Veränderung zu nehmen und aufzuzeigen welche Vorteile ein perfekt angepasstes ERP-System für ihren Arbeitsalltag mit sich bringt.

Zitat des Unternehmers: „Wir haben mit der Digitalisierung uns nicht nur wesentlich entlastet, sondern auch eine wesentliche Ergebnisverbesserung des Unternehmens erreicht!“

Author: Horst Emde