Ausgangslage: Ein Unternehmen der Metallverarbeitung mit etwa 50 Mitarbeitern und zwei Produktionsstandorten. Es gibt zwei geschäftsführende Gesellschafter, wobei einer der beiden Geschäftsführer im Grunde nicht mehr operativ tätig ist. Es handelt sich um einen gewachsenen mittelständischen Handwerksbetrieb.

Im Rahmen der Analyse durch die elpa consulting wurde deutlich, dass zwar eine zweite Führungsebene im Unternehmen vorhanden ist, sich diese Mitarbeiter im Grund jedoch nur um das operative Tagesgeschäft kümmern. Damit war ein Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge bei diesen Führungskräften nur bedingt vorhanden, da diese nicht aktiv in die Unternehmensführung eingebunden waren.  Somit wurden alle Funktionen wie strategische Ausrichtung, betriebswirtschaftliche Planung, Steuerung und Überwachung, Forschung und Entwicklung, Marketing/Vertrieb sowie die disziplinarische und fachliche Personaladministration vom Geschäftsführer wahrgenommen. Beim Unternehmer waren dadurch eindeutige Tendenzen der Überlastung festzustellen. Er selbst hat dies zwar erkannt, hat aber Probleme, Aufgaben an die zweite Führungsebene zu delegieren. Damit waren die Führungskräfte, wie bereits festgestellt, nicht aktiv in die Unternehmensführung eingebunden.

Vor diesem Hintergrund hat elpa consulting die Arbeit im Unternehmen aufgenommen. Ziel war es, in einem Führungskräfte Coaching als eine Art Management Beratung die Mitarbeiter der zweiten Führungsebene für die Aufgabenstellungen sowohl der betriebswirtschaftlichen, erfolgsorientierten als auch der operativen Leitung ihres Funktionsbereiches zu qualifizieren und durch „training on the job“ heranzuführen.

Führungskräfte Coaching als Entlastung für den Geschäftsführer

Im ersten Schritt des Führungskräfte Coachings wurde gemeinsam, sowohl mit der Unternehmensleitung als auch mit den Mitarbeitern, eine zukunftsorientierte Aufbauorganisation mit den zugehörigen Funktions- und Stellenbeschreibungen erarbeitet. Ziel war es, den Geschäftsführer zu entlasten. Sowohl die Delegation von Aufgabenstellungen von der ersten an die zweite Führungsebene, als auch die klare und eindeutige Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen galt es im Rahmen des Führungskräfte Coachings zu regeln. Die gleiche Vorgehensweise wurde dann bei der zweiten Führungsebene gewählt. Auch hier hat elpa consulting bei der Analyse der Unternehmensstruktur und der Arbeitsabläufe festgestellt, dass Vorgesetzte diese Aufgaben wahrgenommen haben anstatt diese an ihre Mitarbeiter zu delegieren. Im Fokus standen dabei das Zeitmanagement der Personen und die Priorisierung der zu erledigenden Aufgaben. In der Folge wurde gemeinsam verabschiedet, dass im Unternehmen auf Basis der definierten Aufbauorganisation eine Kostenstellenrechnung und eine Profit-Center-Bewertung installiert werden sollen.

Im Führungskräfte Coaching wurden die Führungskräfte der zweiten Führungsebene erstmals mit den betrieblichen Kennzahlen konfrontiert. Diese umfassten sowohl operative Kennzahlen der Produktion, als auch finanzielle betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Wie in vielen mittelständischen Unternehmen waren solche Zahlen, soweit vorhanden, bisher den Führungskräften vorbehalten. In den Gesprächen mit den Beteiligten wurde verdeutlicht, dass ein umfassendes Verständnis für die betriebliche Planung, Steuerung und ein erfolgs- beziehungsweise ergebnisorientiertes Handeln der Funktionsträger nur durch die Bereitstellung und das Verständnis dieser Zahlen gegeben ist. Folgerichtig wurden mit den Führungskräften zunächst die Kennzahlen bestimmt, die aus Sicht der Mitarbeiter als wichtig erachtet wurden. Durch die Expertise des elpa-Beraters wurden weitere notwendige Kennzahlen bestimmt. Die gemeinsame Erarbeitung dieser Planungs-, Führungs- und Kontrollinstrumente im Führungskräfte Coaching führte bei den anwesenden Personen zu Erkenntnissen und dem Verständnis von betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen. Bei diesen Maßnahmen wurde darauf geachtet, dass das vorhandene, jedoch bisher nicht im möglichen Umfang genutzte ERP-System, aktiv einbezogen und künftig deutlich effektiver genutzt werden kann.

Teil des Führungskräfte Coachings bzw. der Management Beratung war es, Zielvereinbarungen mit den Führungskräften zu treffen, die auf Basis von Daten, Zahlen, Fakten festgelegt werden konnten.  Anfangs taten sich die Mitarbeiter damit schwer. Waren sie es doch nicht gewohnt, sich über das Tagesgeschäft hinaus mit den Planungen zur Unternehmensführung auseinanderzusetzen. Es wurde darauf geachtet, dass die Führungsmannschaft und die ihnen fachlich zugeordneten Mitarbeiter bei diesen Überlegungen und Planungen einbezogen wurden. Das Verständnis für notwendige Änderungen bei Abläufen und dem Umgang mit betrieblichen Kennzahlen konnte so bei jedem Mitarbeiter geweckt werden.

Das Führungskräfte Coaching beinhaltete ein betriebliches Controlling, das es erst einmal zu installieren galt. Art, Inhalt und Umfang wurden festgelegt. Damit verbunden war auch eine Regelung, wer welche Informationen zu welchen Terminen zu liefern und zu erhalten hat. 

Als weitere Maßnahme wurde verabschiedet, dass monatlich zu festgelegten Terminen der Führungskreis zu einer „Ergebnisbesprechung“ zusammentritt, um eine standort-, bereichs- und abteilungsübergreifende Informationsbasis zu schaffen. So können sich alle Unternehmensbereiche einfach und effektiv miteinander abstimmen.      

Durch die Umkehr der Informationspflicht der Führungskraft (nicht wie bisher top/down, sondern bottom/up) für seinen Verantwortungsbereich und die Verpflichtung zum Reporting wird erreicht, dass die Mitarbeiter sich regelmäßig mit ihren Planungen, Kennzahlen und Zielen auseinandersetzen. Eine aktive Mitgestaltung der Unternehmensentwicklung durch die Mitarbeiter wird dadurch erreicht.

Der durch die Verantwortlichen monatlich zu erfolgende Soll-/Ist-Vergleich soll ein Gradmesser sein, inwiefern die in den Vereinbarungen gemeinsam definierten Ziele auch erreicht wurden. Verständnis und Wille der Führungskräfte für das Erreichen der Ziele des gesamten Unternehmens sollen so gezielt gefördert werden. Standort- und Abteilungsinteressen sind dem Gesamtinteresse unterzuordnen. Bei gegebenenfalls negativen (Plan)Abweichungen soll das Führungsgremium gemeinsam Lösungen und Korrekturmaßnahmen erarbeiten und verabschieden.   

Im Zuge des Führungskräfte Coachings führte der elpa-Berater strukturierte und regelmäßige Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen und Bewertungen im Unternehmen ein. Die Gespräche werden vom Fachvorgesetzten mit jedem Mitarbeiter individuell durchgeführt. Die anfängliche Umsetzung der Maßnahme wurde durch die Berater der elpa consulting aktiv begleitet, um die Führungskräfte sowohl in der Vorbereitung zu unterstützen, als auch bei der Durchführung der Mitarbeitergespräche zu coachen. Nach anfänglichen Vorbehalten und Schwierigkeiten – sowohl auf Seiten der Mitarbeiter als auch bei den Führungskräften – hat sich diese Maßnahme inzwischen zu einem wirkungsvollen Instrument der Personalführung und Personalentwicklung im Unternehmen verfestigt. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Vorgesetzten sind „gefordert“, sich auf diese Gespräche inhaltlich vorzubereiten. Vor Einführung dieser Mitarbeitergespräche wurden von Seiten der Mitarbeiter fehlende Information, Mitsprache und Einflussnahme reklamiert. Nun existiert eine Plattform zum Informationsaustausch (Hol- und Bringschuld), die dem Mitarbeiter zusätzlich eine Standortbestimmung liefert, wie sein Beitrag im Unternehmen bewertet wird. Die Mitarbeiter sind aufgefordert, im Rahmen dieser Gespräche einen Beitrag zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen zu leisten. 

Als weitere Entwicklung im Unternehmen ist geplant, aufbauend auf den vorstehend beschriebenen Maßnahmen, ein erfolgsorientiertes Mitarbeiterbeteiligungssystem einzuführen, so dass alle Mitarbeiter zusätzlich zu ihren Löhnen- und Gehältern am Unternehmenserfolg teilhaben können. 

„Wir haben mit Hilfe des Führungskräfte Coachings der elpa consulting einen wesentlichen Schritt für meine Entlastung als Geschäftsführer getan“, so der aktive Gesellschafter.

Autor: Horst Emde